TelecomTV — универсальная масштабируемая платформа предоставления мультимедийных услуг

BCC вошла в пятерку лидеров в предоставлении ИТ-услуг (Рейтинг РА «Эксперт» — «Российские ИКТ, 2010»)

Виртуализация приложений — новый уровень реализации терминального доступа к корпоративным приложениям и данным

Рынок СЭД: от делопроизводства к управлению (IT news)

Российские предприятия все больше используют IT-системы для поддержки своего бизнеса и все чаще задумываются над проблемой автоматизации документооборота. Если несколько лет назад под такой автоматизацией понимались прежде всего автоматизация функций делопроизводства и канцелярии, распознавание и ввод в информационную систему бумажных документов, организация электронных архивов, то сейчас многие предприятия готовы перейти уже к следующему этапу — организации Workflow, решению с помощью систем электронного документооборота (СЭД) управленческих задач. На рынке есть адекватное понимание того, что дают СЭД, как они влияют на повышение управляемости компаний и организаций, каким образом могут помочь организации повысить скорость принятия решений. «Есть масса свидетельств, говорящих о том, что сегодня мы работаем на зрелом рынке, находящемся на подъеме. Еще два-три года назад применительно кСЭД такие понятия, как «повышение скорости принятия решения», воспринимались рынком настороженно, — рассказывает Андрей Гриб, руководитель Центра компетенций «Автоматизация электронного документооборота и заказная разработка на платформе Lotus» компании «Аплана Софтвер» группы компаний «АйТи». — Сегодня же, судя по запросам, которые мы получаем от клиентов, коммерческий сектор мало интересуют аспекты СЭД, связанные с автоматизацией канцелярии. Он заинтересован в управленческом документообороте и выбирает те системы, которые ориентированы на потребности руководства, позволяют повысить скорость согласования документов, иметь действенные механизмы контроля выполнения поручений, а также информировать сотрудников о принятых управленческих решениях».

Перспективы рынка СЭД на сегодняшний день заключаются в развитии технологии WorkFlow, тесной интеграции с другими системами, в том числе с решениями класса EPR и системами технического документооборота, и в активном использовании web-технологий. Все более популярными становятся платформенные универсальные решения, которые позволяют решать комплекс задач крупной организации и являются связующим звеном для других информационных систем.

Темпы развития рынка СЭД в РФ аналитики оценивают по-разному — от $20 млн. до $300 млн. В частности, по оценкам РБК, прогноз объема рынка СЭД в России на 2006 год составил $140—180 млн.

Большинство экспертов сходится во мнении, что рынок СЭД в России растет примерно на 30% в год, и эта тенденция сохранится по крайней мере в ближайшие несколько лет. «Объем российского рынка СЭД оценить сложно, поскольку нет достоверной статистики о компаниях, работающих в различных отраслях экономики, — говорит Илья Тудер, директор департамента консалтинговых и программных проектов компании BCC. — Но можно сказать, что в половине крупных компаний вопрос автоматизации документооборота поднимается все чаще, хотя его приоритет далеко не всегда высок».

По мнению Анатолия Гавердовского, старшего вице-президента компании EPAM Systems, основная проблема рынка СЭД состоит в том, что никто из заказчиков не считает системы СЭД критически важными для своего бизнеса. «На российском рынке почти для всех бизнесов эти приложения — системы второго эшелона. Исключение — госорганы, где системы электронного делопроизводства являются основными, — говорит он. — Такое положение, во-первых, сильно тормозит развитие рынка, во-вторых, затрудняет оценку эффективности внедрения».

Предприятия и организации госсектора действительно оказывают серьезное влияние на рынок СЭД. Использование IT в госсекторе стало задачей, поставленной перед органами государственной власти на самом высоком уровне, об этом говорится в Федеральной целевой программе «Электронная Россия». На интерес к рынку СЭД со стороны заказчиков и IT-поставщиков достаточно сильно повлиял проект создания Электронного правительства, который стал системообразующим для информатизации органов государственной власти. СЭД в этом сегменте считается одним

из необходимых условий снижения операционных затрат на содержание государственного аппарата и повышение эффективности управления ресурсами федеральных органов государственной власти. Необходимость реализации государственной программы приводит к тому, что госструктуры активно внедряют СЭД, обеспечивая таким образом значительные по сравнению с другими годами темпы развития и объемы рынка СЭД. В будущем темпы развития рынка СЭД должны, по всей видимости, сократиться за счет «насыщения» органов государственной власти такими решениями и переориентации этого сегмента на решение других задач.

Расширение корпоративного рынка СЭД связано в большей степени с ростом экономики в целом и появлением у компаний средств, которые можно направлять на долговременное развитие, в том числе и на автоматизацию бизнеса. «Корпоративный сектор заметно отстает от государственного по динамике роста, но в то же время проекты в корпоративном секторе иногда более функционально насыщены и интересны с точки зрения применения инновационных технологий для расширения возможностей клиентов и поддержки операционных задач», — считает Юлия Хитькова, начальник отдела маркетинга решений компании «Энвижн Груп». По ее мнению, несмотря на многообещающие перспективы рынка СЭД на ближайшие два-три года, неизменным останется один момент: крупные и значимые для отрасли проекты по-прежнему будет реализовывать очень небольшая часть игроков рынка системной интеграции и проектного бизнеса. «Рынок плавно перешел к этапу ограничения возможности появления новых решений, и фактически разделение рынка между игроками закончено», — полагает она.

О развитии рынка СЭД свидетельствует как повышение активности уже давно присутствующих здесь компаний-производителей СЭД, так и появление нескольких новых игроков. Позиции отечественных поставщиков решений усиливаются, они стараются представить функционально законченные решения. Российские разработчики вводят в свои СЭД функции сканирования и распознавания документов, обеспечения поддержки работы в территориально-распределенных структурах, усовершенствование инструментов экспорта и импорта данных, обеспечение web-доступа. «Проще говоря, российские разработчики пытаются дотянуть софт до того функционала, который западные компании анонсировали несколько лет назад и, таким образом, обновить свое

предложение. И в этом нет ничего плохого — наоборот, надо брать лучшее за основу с тем, чтобы совершенствоваться и расти», — говорит Юлия Хитькова.

Таким образом, видно, что рынок СЭД в России растет и количественно, и качественно — необходимость автоматизации документооборота становится очевидной все большему числу предприятий, и они хотят получить от СЭД все больший функционал для решения самых разнообразных задач, выходящих далеко за рамки банального делопроизводства.

СЭД и госрегулирование

В России на данный момент практически отсутствует «нормативное давление» государства на рынок СЭД, то есть государство не регламентирует электронный документооборот в организациях. Это обстоятельство является скорее сдерживающим (или не стимулирующим) развитие рынка фактором, поскольку повышение такого нормативного давления, в целом поощряет развитие специализированных информационно-технологических рынков. Например, такого рода давление налоговых служб ускорило становление рынка бухгалтерского ПО, а регулярное давление Центрального банка способствовало распространению и усложнению ПО для автоматизированных банковских систем. «Применительно к документационному обеспечению управления «нормативное давление «государства в российской экономике пока не достигло значений, характерных для экономики западной, — чего стоят только «драконовские «законы Сарбейнса — Оксли и Patriot Act в США. А ведь это еще верхушка американского айсберга. Однако, на мой взгляд, есть все основания ожидать повышения его давления в перспективе», — подчеркивает Валерий Карабутов, заместитель генерального директора «ЛАНИТ», директор департамента систем управления документами. О влиянии государства на рынок СЭД в США говорит и Анатолий Гавердовский: «В США взрыв спроса на системы документооборота произошел с приходом серии законов Сарбейнса-Оксли, которые требовали от компании сохранения информации о подрядчиках, заказчиках и других контрагентах. Поэтому бизнес вынужден был озаботиться тем, как и где эту информацию хранить. У нас таких законов в стране нет, поэтому вопрос находится на усмотрении компании: хочешь — храни, не хочешь — не храни. Ситуация, когда электронная подпись считается нелегитимной, также не способствует развитию сегмента СЭД. Это вызывает дублирование информации в электронном и бумажном варианте. И это противостояние, естественно, выигрывает бумага».

Многие поставщики СЭД говорят о том, что стимулом для развития рынка станет утверждение стандартов и нормативов в рамках ФЦП «Электронная Россия». Возможно, что эта программа действительно внесет некоторые изменения в область законодательного регулирования сферы электронного документооборота.

Однако не все склонны придавать нормативному регулированию слишком большое значение. «Потребность заказчиков автоматизировать сложные бизнес-процессы, организовывать межведомственный и межкорпоративный документооборот, создавать методику эффективной работы с документами делает рынок предложений СЭД гораздо динамичнее, провоцирует его развитие больше, нежели любая законодательная база, не имеющая под собой практического интереса со стороны потребителя», — считает Юлия Хитькова. Согласен с ней и Андрей Гриб: «С нашей точки зрения, те потребности в автоматизации управленческого документооборота, с которым сталкиваются наши клиенты, в основном касаются внутренних задач компаний как структур, действующих в конкурентном окружении. Базой для автоматизации управленческого документооборота для них является корпоративный регламент документооборота. В этих процессах федеральные аспекты никак не ощущаются».

Сегодня российское законодательство по-настоящему строго регламентирует работу с документной информацией из весьма ограниченного перечня (например, с документами, содержащими государственную тайну). В дополнение к регламентации в этой сфере существуют процедуры сертификации программных средств и аттестации информационных систем, которые выполняются специальными уполномоченными организациями. «Законодательство затрагивает только малую часть функциональности СЭД, в основном это относится к автоматизации делопроизводства и вопросам безопасности. В большинстве систем указанные задачи давно решены, иначе они не продержались бы на российском рынке», — говорит Алексей Рябков, менеджер по развитию бизнеса департамента консалтинговых и программных проектов компании BCC.

«Для негосударственной документной информации регламентирование просто отсутствует, в результате большинство организаций самостоятельно определяет правила работы с документами. Кстати, этим сфера документационного обеспечения управления как объект автоматизации принципиально отличается, например, от бухгалтерского учета. И поэтому предлагаемых на мировом рынке СЭД на порядок больше, чем систем класса ERP», — рассказывает Валерий Карабутов. Из-за отсутствия в России строгого регулирования в сфере документационного обеспечения одним из основных конкурентных преимуществ СЭД становится ее гибкость — способность настроиться либо на сложившуюся в организации практику работы с документами, либо на проектируемые менеджментом новые для организации документные бизнес-процессы.

Если корпоративный документооборот в большей степени регламентируется внутренними правилами компаний, то в госсекторе ситуация совершенно иная. Вот почему к особенностям внедрения СЭД в государственных структурах, прежде всего, относится необходимость соответствия организационным взаимосвязям внутри государственных организаций и ведомств, соблюдение установленного порядка отчетности, проверки, заверения и выдачи государственных документов, так как здесь документооборот — сама суть деятельности, а не сопутствующий процесс, как в коммерческих структурах. Тем не менее пока государство не регламентирует для органов государственной власти стандарты информационного обеспечения, возраст информационных систем, существуют определенные пробелы в законодательной базе, нет четких процедур использования электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Выбор СЭД: принципы и критерии

При выборе СЭД в первую очередь необходимо понять, каких целей компания хочет достичь за счет внедрения СЭД и какие проблемы при этом решить. «Первоначально заказчик должен определить для себя стратегическую цель внедрения и задачи СЭД, а если их нет, то это простая трата денег», — уверен Вадим Юсупов, начальник отдела ERP компании StarSoft. По мнению Константина Кудашева, консультанта SAP СНГ, внедрение СЭД необходимо начинать с формализации внутренних процессов управления документами и задачами. Иначе СЭД неминуемо превратится в неструктурированное хранилище электронных документов. «Важнейшим параметром, влияющим на выбор СЭД для крупного заказчика, является масштабируемость решения и готовность СЭД к интеграции с системами класса ERP», — говорит Константин Кудашев.

Часто компании приобретают решение, мало соответствующее масштабам организации, и оно оказывается или слишком дорогим для них, или недостаточно функциональным и масштабируемым. «Чтобы избежать таких ошибок, необходимо подходить к внедрению СЭД как к долговременным инвестициям, направленным на достижение конкретных бизнес-результатов. Именно понимание того, какие задачи должна решать СЭД сейчас и в более далекой перспективе, позволит правильно рассчитать необходимый уровень масштабирования», — считает Илья Тудер. Кроме того, необходимо оценивать стоимость не только внедрения СЭД, но и владения (TCO) на период всего жизненного цикла системы. «Очень характерна ситуация с собственными разработками, когда на начальном этапе создание СЭД кажется простым и достижимым, а по прошествии времени появляется целый ворох проблем с сопровождением и развитием, которые значительно удорожают систему», — говорит он.

Помимо самостоятельной выработки требований к СЭД, у компаний есть и другой путь — посмотреть реальные проекты внедрения на «схожих» по отрасли и по масштабам предприятиях. «Наши потенциальные заказчики очень часто просят нас предоставить письменные отзывы от внедривших нашу СЭД клиентов или организовать визит на объект внедрения», — рассказывает Валерий Карабутов. Начальник отдела заказной разработки программного обеспечения компании «Энвижн Груп» Игорь Густомясов также считает, что один из эффективных способов выбора решения для СЭД — непосредственное общение со специалистами компаний, в которых уже внедрена та или иная система, так как зачастую информация о продуктах, предоставляемая компаниями-внедренцами, имеет схожий характер, практически все системы предоставляют полный набор необходимых функций и имеют одинаковые качества, что осложняет выбор.

На выбор того или иного поставщика влияют не только характеристики самой СЭД, но и деловая репутация компании, количество успешных внедрений и отзывы пользователей.

«Соотношение «цена/качество-функциональность + опыт работы «является определяющим для выбора поставщика системы», — уверен Вадим Юсупов. Существует ряд факторов, которые сужают выбор СЭД: используемая системно-техническая платформа (СУБД, электронная почта и т. п.), возможности СЭД интегрироваться в корпоративную информационную систему и т.д.

Казалось бы, компании достаточно сформулировать свои требования к системе, найти поставщика такой системы с хорошей репутацией на рынке — и можно приобретать СЭД. Юлия Хитькова предостерегает от такого, на первый взгляд, простого подхода. Самое интересное, что при таком, в общем очень правильном и логически верном, подходе в конце проекта заказчик понимает, что он получил не то, что ему было нужно». По мнению Юлии Хитьковой, далеко не всякая компания способна самостоятельно просто сформулировать собственные требования к СЭД, и потому имеет смысл воспользоваться внешней экспертизой системного интегратора, который не ориентирован на конкретного производителя СЭД. При этом подходе заказчик сможет использовать не только свое видение СЭД, но и знание системного интегратора относительно того, «как это будет работать» в действительности.

Кто бы ни формулировал критерии для выбора СЭД — сама компания, внешние консультанты или системный интегратор, есть ряд требований к СЭД, которые предъявляют реалии рынка. В частности, это гибкость и адаптивность системы. «Внешнее окружение компании меняется быстро. Вслед за ним меняются сами организации и их бизнес-процессы. Способность системы быстро поддержать новые бизнес-процессы или изменившиеся имеющиеся процессы — важный момент, на который обращают внимание наши заказчики», — делится и опытом Андрей Гриб. С учетом масштабов нашей страны, для многих компаний актуальны полнота и гибкость поддержания управленческого документооборота в территориально-распределенных компаниях. Согласование документов в распределенной среде предполагает пересылки всем заинтересованным сторонам версий и редакций документов, виз и комментариев к ним, поручений, в соответствии с которыми выполняется подготовка и согласование документов. «В реализации этих бизнес-процессов есть множество тонкостей. Речь идет о передаче так называемых связок документов. Важны гарантированная доставка всех связанных документов, высокая скорость передачи документов, правильная маршрутизация передаваемой информации — связки документов необходимо доставить именно туда, где они нужны для работы, и т.д. Далеко не во всех системах эти задачи решаются полно и эффективно», — говорит Андрей Гриб.

Сегодня усложнение организационных структур компаний происходит все стремительнее. Способность СЭД поддержать сложную оргструктуру организации — еще один важный критерий оценки СЭД.

Универсальные СЭД

Компании все чаще выбирают универсальные СЭД, а не системы, автоматизирующие лишь какую-то часть наиболее массовых операций на предприятии. «Если подходить к внедрению СЭД как к инвестиционному проекту с определенным периодом окупаемости, а на мой взгляд такой подход оправдан к любому IT-проекту, то, безусловно, универсальные решения, затрагивающие все документопотоки компании и позволяющие автоматизировать бизнес-процессы, дают гораздо больший экономический эффект и большую долговременную' отдачу от инвестиций», — уверен Илья Тудер. Согласен с ним и Валерий Карабутов: «Если несовершенство конкретного бизнес-процесса становится критичным для бизнеса, то правильный путь — выбор быстро внедряемого специализированного решения. Если же перед организацией стоит задача в соответствии с неким долгосрочным планом поддержать средствами СЭД большинство бизнес-процессов и в организации есть достаточно серьезная команда разработчиков, тогда, наверное, верный путь — использование универсального решения».

Юлия Хитькова полагает, что универсальных СЭД как таковых не существует, но есть универсальные требования заказчиков: «Заказчик всегда спрашивает, есть лив СЭД средства разработки, хотя, как показывает практика, клиенты практически не используют их самостоятельно. Клиентов также интересует наличие выделенной проектной команды, состоящей из экспертов и практиков, а не теоретиков; соблюдение бюджета проекта, возможность расширения функционала системы, гибкость настроек, обучение для специалистов и многое другое».

По мнению Константина Кудашева, говорить об универсальности СЭД как основного инструмента автоматизации можно лишь в отношении небольшого числа организаций, главным образом это министерства, различные госструктуры. «Для подавляющего числа предприятий СЭД не является универсальным инструментом, поддерживающим основные бизнес-процессы, обычно автоматизируемые в рамках проектов внедрения ERP-систем. И тогда ERP- и СЭД-системы, выступающие в связке, формируют действительно универсальный инструмент, отвечающий всем потребностям предприятия в автоматизации», — поясняет он.

Перспективы рынка СМБ

Рынок СМБ сейчас является быстрорастущим и довольно перспективным для производителей самых разных информационных систем. Все возрастающая конкуренция приводит к тому, что предприятия малого и среднего бизнеса стремятся повысить свою эффективность и конкурентоспособность, в том числе за счет внедрения информационных систем для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

Однако выделить специальный класс решений «СЭД для СМ Б» непросто. Принцип «чем меньше компания, тем меньше у нее объемы работы с документами» работает не всегда. На предприятиях СМБ документные бизнес-процессы могут быть даже сложнее, чем в крупных компаниях. Все определяется массой и долей документов в результирующем продукте и процессах, обеспечивающих деятельность предприятия. Существует много небольших компаний, бизнесу которых свойственна работа с огромными массивами документов. Это компании, занятые в сфере услуг, логистики, а также юридические фирмы.

Если же у небольшого предприятия таких специфических задач нет, то среди универсальных решений оно выберет, скорее всего, недорогую и простую офисную систему делопроизводства, поскольку приобретать полноценные СЭД имеет смысл только при значительном документообороте и большом количестве участников, задействованных в нем. Для организаций малого и среднего бизнеса, где объем документооборота не так велик, как в крупных компаниях, наиболее востребованы отечественные системы, решающие узкие задачи, но доступные по цене. По мнению Ильи Тудера, необходимость в полноценной СЭД ощущается, если количество активных участников документооборота превышает 100 человек. «Соответственно, они мало применимы для компаний малого и среднего бизнеса. Тем не менее существует масса систем, автоматизирующих узкие задачи, например делопроизводство. Но и здесь видна тенденция в сторону портальных решений, позволяющих на своей базе решать различные бизнес-задачи, в том числе и документооборота», — уверен он. Константин Кудашев полагает, что наиболее востребованными на рынке СМБ будут недорогие, легкие системы, предусматривающие достаточно короткий цикл внедрения и щадящие требования к аппаратному обеспечению. С ростом предприятия и усложнением решаемых предприятием задач будет расти и его СЭД, и постепенно облегченные варианты будут заменяться более сложными и итерированными решениями.

По мнению Игоря Густомясова, хотя потенциал рынка СМБ значителен, к нему приглядываются практически вес производители СЭД, но не компании, занимающиеся внедрением СЭД: «Причины этого вполне понятны — это небольшие IT-бюджеты компаний СМБ, чувствительность к ценам на ПО и услуги, низкая общая культура ведения бизнеса, а также нежелание и невозможность рисковать. Поэтому интерес к таким решениям у компаний СМБ существует уже много лет, но реального роста спроса почти не наблюдается».

Валерий Карабутов считает, что «СЭД для СМБ» вообще не существует: «Думаю, что так называемые "СЭД для СМБ" появились только потому, что у предприятий СМБ банально нет денег для покупки достаточно мощной системы. Поэтому самые дешевые и недостаточно функциональные СЭД автоматически превращаются в "СЭД для СМБ". Я надеюсь, что рост бизнеса предприятий СМБ приведет к тому, что они смогут приобретать достойные решения». Однако производители СЭД озабочены тем, как снизить финансовый порог использования предприятиями СМБ классических СЭД. В частности, определенные перспективы они видят в аренде или другой специальной схеме приобретения и использования такого ПО.

Марина Восканян
IT news, № 2 (75), 30 января 2007